Tatile giderseniz, her şeyi bağlı ve iyi bağlı bırakmak zorundasınız. Müşterilerinizle, işbirlikçilerinizle ve iş arkadaşlarınızla genellikle e-posta yoluyla iletişim kuruyorsanız, dinlenme süresinin tadını çıkardığınızı ve geri dönene kadar taleplerini yönetmek için onlara cevap veremeyeceğinizi bildirmek için sözde otomatik yanıt mesajlarını etkinleştirmeniz gerekecektir . . Sadece birkaç gün önce Gmail'de otomatik yanıtı nasıl etkinleştireceğinizi anlatmıştık . Bununla birlikte, Outlook kullanıyorsanız , farklı bir prosedür izlemeniz gerekecektir. Kurulum sadece birkaç dakika sürecektir. Şu ipuçlarını takip ederseniz çok kolay olduğunu göreceksiniz:
1) Outlook 2010 kullanıyorsanız , yalnızca programı açmanız ve Dosya menüsü > Bilgi> Otomatik yanıtlar'ı tıklamanız gerekir .
2) Otomatik yanıtlar düğmesini tıklayın ve Otomatik yanıtlar gönder seçeneğini seçin . Bir kurulum menüsü hızlı bir şekilde etkinleştirilecektir. Kişilerinize göndermek istediğiniz mesajı yazabileceğiniz bir tür asistan.
3) Öncelikle, evet, cevabı ofis dışından sizinle iletişime geçen kişilere ne kadar süreyle göndermek istediğinizi seçmeniz gerekecek . Şunları yapabilirsiniz Bir tarih aralığı seçmek örneğin günden itibaren size iade aynı güne kadar tatile olmak başlatın. Bir bitiş tarihi belirtmezseniz , mesajların gönderilmesini manuel olarak devre dışı bırakmanız, adımlarınızın üzerinden geri dönmeniz ve ayarları değiştirmeniz gerekecektir.
4) Artık mesajınızı yazabilirsiniz. Gönderenlerinizi belirli bir web sitesine yönlendirmek istiyorsanız , menünün altında yazı tipini, boyutunu ve renklerini düzenleyerek ve bir bağlantı sunarak metni ekleyebileceğiniz beyaz bir kutu bulacaksınız .
Bu noktada, size iki tür mesajı yapılandırabileceğinizi söylemeliyiz . Kuruluşunuz içinde olanlar için (büyük olasılıkla zaten bildikleri halde uzakta olduğunuzu belirtmek istiyorsanız) ve dışarıda olanlar için, tatilde olduğunuzu bilmek zorunda olmayanlar için bir tane, Onlara şahsen bildirmediyseniz.
5) Son olarak, otomatik yanıt sisteminin olabildiğince etkili olması ve herkese mesajları bombardımana tutacak bir makine olmaması için kurallar oluşturma seçeneğiniz de vardır . Bazı yapılandırılabilir seçenekler , gelen iletiyi sizin için yanıtlayabilecek veya konuyla ilgilenebilecek başka bir iş arkadaşınıza iletmenize izin verir, iletiyi başka bir Gmail veya Hotmail hesabına yönlendirir, böylece özel hesaplarımız aracılığıyla gözden geçirebiliriz, silebiliriz belirli gönderenlerden gelen iletiler veya iletileri klasörler halinde düzenler, böylece işe döndüğümüzde kendimizi kesinlikle kaotik bir gelen kutusunda bulmayız.
Bu kurallardan herhangi birini eklemek için (biz uzaktayken mesajları sınıflandırmak ve yönetmek için düzinelerce seçenek vardır) değiştirmek için sadece Kural ekle veya Kuralı düzenle düğmesine tıklamanız yeterli olacaktır .
Fotoğraf: Rick Scully ve TripShake