20 pratik Outlook sorusu ve cevabı

20 pratik Outlook sorusu ve cevabı

Outlook, en popüler e-posta araçlarından biridir . E-postalarımızı yönetmek için bu programı yıllardır kullanıyoruz. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, organize olmamıza çok yardımcı olan sayısız araçla donatılmış etkili bir sistemdir.

Ve e-postamız için bir tepsi olarak çalışmaya ek olarak, Outlook aynı zamanda bir gündem işlevi görür ve herhangi bir olay veya görev için uyarıları yapılandırmamıza izin verir . Bugün 20 pratik Outlook sorusunu yanıtlamaya başladık. Bunları yararlı bulacağınızı umuyoruz.

1. Klavye kısayollarını kullanabilir miyim?

Elbette. Bu, Microsoft Office paketindeki tüm programların sahip olduğu en pratik işlevlerden biridir. Bu klavye kısayollarını öğrenirseniz postanızı daha hızlı yönetebilirsiniz . En çok kullanılanlar şunlardır:

  • Alt + S : Bir e-posta gönderin
  • Ctrl + R : Bir e-postayı yanıtlayın
  • Ctrl + M : E -posta gönderin ve alın
  • Alt + W : Sonraki e-postaya gidin veya haftalık takvim görünümüne geçin
  • Alt + R : Tümünü yanıtlayın veya haftalık çalışma takvimi görünümüne geçin
  • Ctrl + G : Takvimde istediğimiz güne atlamak için "Tarihe git" kutusunu açın.

2. İlgimi çekmeyen mesajları daha otomatik bir şekilde silmek mümkün müdür?

Evet ve mesajlarınızı daha hızlı yönetmenin iyi bir yoludur. Tek yapmanız gereken bir kural oluşturmak. Örneğin, belirli bir gönderenden gelen mesajları silmekle ilgileniyorsanız, sadece aşağıdakileri yapmanız gerekir: Sağ fare tuşuyla mesaja tıklayın ve ardından Kural Oluştur'u seçin. Sil seçeneğini işaretleyin ve göndereni belirtin . İşiniz bittiğinde, Kural Oluştur'a veya Tamam'a tıklamayı unutmayın.

imza görünüm postası

3. E-postalar için bir veya daha fazla imza oluşturmak mümkün müdür?

Elbette. Outlook'un en klasik işlevlerinden biridir. E-postalarınız için bir imza veya farklı imzalar oluşturmak istiyorsanız, aşağıdakileri yapmanız gerekir: yeni bir e-posta yazın, yeni bir mesaj açın. Yapılandırmak için İmza düğmesine tıklayın : İstediğiniz kadar ekleme seçeneğine sahipsiniz. 

E-postaya eklemek istediğinizde, otomatik olarak eklenmesi için üzerine tıklamanız yeterlidir . Eklemeniz gereken tüm imzalar için aynı işlemi tekrarlayın.

4. Mesaj yazarken nasıl zaman kazanabilirim?

Metne belirli hızlı öğeleri eklememize izin veren bir işlev var. Sık yazdığınız ifadeler veya parçalar olabilirler. Bunları bir e-postaya otomatik olarak eklemek için metni seçin ve Hızlı Öğeler> Ekle'ye tıklayın . İsim girin. Bunları istediğiniz zaman ekleyebilirsiniz ve yeniden yazmanıza gerek kalmaz.

5. Postaya nasıl resim eklenir?

Bir e-postaya, eklediğiniz metinle görüntülenecek şekilde bir resim eklemek isterseniz, sizin için de kolaydır. Bir ek eklemek yerine Ekle menüsü > Görüntü veya Küçük Resim'e tıklayın. Resim doğrudan mesajın gövdesine yapıştırılır ve onu istediğiniz gibi düzenleyip yeniden boyutlandırabilirsiniz.

arama klasörü

6. Aramalar nasıl daha verimli hale getirilir?

Sıklıkla aynı şeyi arayabilirsin. Örneğin, Marta'nın size gönderdiği e-postalar. Bu aramaları daha verimli hale getirmek için bir arama klasörü oluşturabilirsiniz. Farklı varsayılan seçenekler (belirli kişiler, önemli e-postalar ...) arasından seçim yaparak ve özel bir arama yapılandırarak Yeni bir arama klasörü oluşturun .

Mesajları daha hızlı bulmak için filtreler de kullanabilirsiniz. E-postayı filtrele seçeneğinde , Ana Sayfa sekmesini seçebilir ve ne tür e-postaları görmek istediğinizi seçebilirsiniz: okunmamış, kategorileri, ekli veya bu hafta alınanları seçebilirsiniz.

kurallar ve uyarılar

7. Postamı daha iyi düzenleyebilir miyim?

Kurallar oluşturabileceğiniz bir bölüm var. Bu, isterseniz, e-postanız üzerinde farklı otomatik eylemler gerçekleştirebileceğiniz anlamına gelir. Ve bu sizin için işleri çok daha kolaylaştıracak. Kurallar ve Uyarılar menü düğmesine tıklamanız yeterlidir .

Göz önünde bulundurduğunuz seçeneği yapılandırmak için Yeni Kural'ı seçin . Belirli bir kişinin mesajlarını takip için işaretleyebileceğinizi, mesajları belirli klasörlere taşıyabileceğinizi veya birinden e-posta alırken belirli sesleri çalabileceğinizi göreceksiniz. Seçenekler çok geniştir ve tamamen yapılandırılabilir.

8. Herhangi bir alıcı göstermeden mesaj göndermek istersem ne olur?

Bu çok basit bir jest ama çoğu insan bunu unutuyor. Ve bu çok sık olur. Herhangi bir alıcı göstermeden ileti göndermek istiyorsanız, Outlook'ta tek yapmanız gereken tüm alıcıları CC yerine Gizli kutusuna eklemektir. Bu şekilde, mesajı başka kimin aldığını kimse görmez. 

Teslimat gecikmesi

9. Bir e-postanın belirli bir zamanda gönderilmesi planlanabilir mi?

Bir e-posta mesajı planlamak oldukça kolaydır. Söz konusu mesajın içindeki Teslimatı Ertele düğmesine erişin. Buradan mesajı ve diğer birçok seçeneği ne zaman göndermek istediğinizi seçebilirsiniz. Bu sayede mesajınızı istediğiniz saatte iletebilirsiniz. 

10. Otomatik yanıt nasıl yapılandırılır?

Tatil zamanı geldiğinden, klasik otomatik yanıt mesajlarını ayarlamanız gerekir. Kişilerimizi belirli günlerde müsait olmayacağımız konusunda uyarmak çok faydalıdır. Ayarlamak için Dosya> Otomatik Yanıtlar> Otomatik Yanıtları Gönder'i seçin

Bu mesajların otomatik olarak gönderilmesi için belirli bir aralık ayarlayabilirsiniz. Yine de yanıtları manuel olarak devre dışı bırakabilirsiniz. Organizasyonum içindeki alana ilginizi çeken cevabı yazmanız ve Tamam'ı tıklamanız gerekecektir

görünüm notları

11. Not veya hatırlatıcı ekleme seçeneğim var mı?

Elbette, Outlook'un e-postayı yönetmek için çok yararlı bir araç olduğunu, aynı zamanda bir asistan olarak hareket etmek için de olduğunu belirtmiştik. Aşağıdaki Ctrl + Shift + N kısayolunu tıklayarak not ekleyebilirsiniz . Hemen, herhangi bir yere asabileceğiniz, post-it'e benzer bir notun göründüğünü göreceksiniz.

İlk başta gerçek post- it'ler gibi sarımsı bir tona sahip , ancak tonu istediğiniz renkle değiştirebilirsiniz. Sonra bu notları size uygun şekilde yönetebilirsiniz.

12. Dağıtım listesi oluşturabilir miyim?

Evet, her zaman olduğu gibi aynı gönderenleri bir e-postaya veya dağıtım listesine eklemekten kaçınmak çok pratik bir seçenektir. Ad alanı içinde kişi grubunuzun adını seçin. 

Ardından, farklı üyeleri seçmeniz gerekecek. Bunu iletişim defterinden yapabilirsiniz. Ardından Kaydedin ve kapatın. Dağıtım listeniz zaten oluşturulmuş olacak ve istediğiniz genel mesajları gönderebilirsiniz .

posta kutusunu temizleme

13. Yerden nasıl tasarruf edilir?

Günlük atalet, mesajların birçok kez birikmesine neden olur. Dosya bölümünde, Temizleme Araçları düğmesine tıklayarak görebileceğiniz farklı seçeneklere sahip olacaksınız. Burada Posta Kutusu Temizleme, Silinmiş Öğeleri Boşaltma klasörü ve Arşiv'i bulacaksınız . Her şeyi düzenli tutmak için bunları düzenli olarak kullanın.

14. Gmail’i Outlook’ta kullanabilir miyim?

Cevap Evet. Ayrıca, organize olmak için Outlook'u kullanmayı tercih ederseniz, kullanışlı olacaktır. Gmail'i açın ve Ayarlar bölümünü tıklayın. Ardından, Yönlendirme ve POP / IMAP posta sekmesinde, IMAP'i Etkinleştir seçeneğini seçin. Değişiklikleri kaydedin.

Ardından, e-postanıza erişmeniz ve hesaba karşılık gelen bilgileri girmeniz gerekecektir. İhtiyaç duyduğunuz bilgilere aşağıda sahipsiniz. Hesap Ayarlarına, Dosya içinden erişin ve Outlook'ta Gmail e-postanızın keyfini çıkarmaya başlayın.

gmail görünümü

15. E-postalarımın yedek kopyasını nasıl oluşturabilirim?

En önemli e-postaları korumak istiyorsak yedeklemeler çok önemlidir. Özellikle onları iş için kullanırsak. Dosya> Aç> İçe Aktar'ı seçin. Bir dosyayı Dışa Aktarma seçeneğini seçin. Seç  Outlook veri dosyası (.pst) ve İleri'ye tıklayın. 

Yedeklemek istediğiniz hesabı / klasörü seçin, dosyayı depolamak için bir konum seçin ve Tamam'a tıklayın. Parola ile de koruyabilirsiniz.

16. Şablonlar nasıl oluşturulur?

Yeni bir mesaj açın ve istediğiniz şablonu yazın. Sık sık gönderdiğiniz bir metin olmalı ve bu anlamda tekrarlamanıza gerek kalmayacak. İşiniz bittiğinde Dosya> Farklı Kaydet> Kayıt Türü> Outlook Şablonu'nu seçin . Bir şablon adı girin ve kaydedin.

Şablonu kullanmak için Outlook'ta Giriş> Yeni> Yeni öğeler> Daha fazla öğe ve Form seç'e gidin . Bak> Dosya sistemindeki kullanıcı şablonları'na dokunun. Şablon klasörünün açıldığını ve en uygun olanı kurtarmanız gerektiğini göreceksiniz. Aç'ı seçin, alıcı ekleyin ve gönderin.

gündem daha görünürde

17. Gündem nasıl daha görünür tutulur?

Outlook takvimi çok kullanışlıdır, ancak ona erişmek için biraz arama yapmanız gerekir. İlginç bir seçenek, gündemi bilgisayarınızın duvar kağıdı olarak yüklemenizi sağlayacak bu eklentiyi indirmektir . Bu şekilde, tüm randevuları ve görevleri görüntüleyebilirsiniz. Buna Masaüstünde Outlook denir ve ek olarak indirilmesi gerekir.

18. Mesajları gruplayabilir miyim?

Gmail ile ileti dizilerine göre gruplandırılmış iletileri görmeye alışkınız. Neyse ki Outlook'ta da aynısını yapabilirsiniz. Mesajlarınızı gruplamak için, görünüm sekmesine gidin ve Konuşmalar olarak göster seçeneğini seçin. İçeride "Düzenle" yapabilir ve e-postalarınızı yapılandırmanın farklı yollarını seçebilirsiniz.

görünüm görünümleri

19. Farklı görünümler yapılandırabilir miyim?

Elbette. Outlook, e-posta gelen kutunuzun görünümlerini istediğiniz gibi yapılandırmanıza izin verecektir. Böylece, mesajların önizlemesini görmek isteyip istemediğinize karar verebilir, onları açmamayı veya bir sağ, sol veya yatay dikey görünümü seçebilirsiniz. Seçenekler birden çoktur, bu nedenle çalışma ritminize en uygun yapılandırmayı test etmek için, en iyisi Görünüm bölümüne erişmektir. 

20. Ya sadece en önemli mesajlar için bildirim almak istiyorsam?

Günde düzinelerce ve düzinelerce mesaj alan iki kişiyseniz, yalnızca en önemli mesajları alma seçeneğini yapılandırmak ilginç olabilir.  Dosya> Posta'ya gidin ve mesajın Gelişi bölümüne gidin. Bu bölümü yalnızca sizi ilgilendiren konular hakkında bildirim alacak şekilde yapılandırmanızı öneririz. Aynı zamanda, masaüstü uyarılarının nasıl olmasını istediğinizi yapılandırma seçeneğine sahip olacaksınız.