Eğer siz Gmail'i kullanmak iş ve kişisel konularda her ikisi için, gelen kutunuz bir karmaşa şansı vardır. Outlook'u kullandığımızda, mesajlarımızı iyi sınıflandırmak için klasörler ve daha fazla klasör oluşturmaya alışmıştık.
Aslında, bize Gmail'i organize etmenin daha zor olduğu hissini verdi. Ama gerçekte öyle değil. Google e-postası, postayı düzenli tutmamıza (ve çok daha fazlasına) yardımcı olabilecek çok sayıda araca sahiptir .
Bugün size bazı ipuçları vermek istiyoruz. Böylece Gmail gelen kutunuz en kötü kabusunuz olmaktan çıkar . Hadi oraya gidelim!
Gelen kutunuzu özelleştirin
Bir süredir Gmail bize iletileri sekmeler aracılığıyla sınıflandırma yeteneği sunuyor. Bu çok önemli bir seçenektir çünkü aboneliklere, tekliflere ve diğer reklam karışıklıklarına karşılık gelen mesajları (sonunda) bir kenara bırakır . Ayrıca, sosyal ağlar ve abone olduğunuz diğer hizmetler için bildirimler için de aynı şeyi yapar.
Yapmanız gereken ilk şey, bu sekmeleri etkinleştirmektir. Zaten sahipseniz, daha fazlasını ekleme seçeneğiniz vardır. Ve bunu yapmak için, tepsinin en sağında bulunan Daha Fazla düğmesine basmanız yeterlidir. Şunları seçebileceğinizi göreceksiniz: Ana, Sosyal, Promosyonlar, Bildirimler ve Forumlar .
Ancak gelen kutunuzu daha da özelleştirebilirsiniz. Ve en önemli mesajları vurgulayarak size yardımcı olur. Gelen Kutusu seçeneğinde, istediğiniz gelen kutusu türünü seçmek için küçük oka tıklayın .
İhtiyaçlarınıza göre kendinizi organize etmek için en önemli veya okunmamış olanı ilk olarak görmeyi seçin . Bu şekilde, başka hiçbir e-posta mesajı belirsizlikte kaybolmaz.
Renkli etiketler ve yıldızlar kullanın
Hiç renkli yıldızlar ve etiketler kullandınız mı? Etiketleri varsayılan olarak bulacaksınız ve bunları her bir e-postanın içinden oluşturabilirsiniz. Bunu gelen kutusunun sol tarafından da yapabilirsiniz. Diğer'e dokunun ve Yeni etiket oluştur'u seçin. Ona bir isim vermeniz ve Oluştur'a tıklamanız gerekecek. O zaman bir renk de seçebilirsiniz.
Etiketler sayfanın sol tarafında görünecektir. Böylece o etiket içinde sınıflandırılan tüm e-postaları her zaman görebilirsiniz .
Başka bir seçenek de renkli yıldızlardır. Gelen kutusunun içinde, öne çıkmak için mesajın sol tarafına tıklayabilirsiniz . Mesajınız açıksa, sadece Daha Fazla ve Vurgula'ya tıklamanız gerekir. Ama ya başka yıldızlar ve renkli işaretler istersem? İhtiyacınız olanı açmak için istediğiniz kadar basın.
Renkli yıldızları henüz etkinleştirmediyseniz, Ayarlar bölümüne erişmeniz gerekecektir. Dişli çarkı (sayfanın sağ üst köşesinde) tıklayın ve Yıldızlar bölümüne gidin . Kullanmak istediğiniz yıldızları "Kullanımda" bölümüne sürükleyin. Sayfanın altındaki değişiklikleri kaydedin.
Mesajları otomatik olarak sıralama
Gerekli tüm klasörleri ve etiketleri zaten oluşturduysanız, gelen kutunuza girerken bu mesajların otomatik olarak sınıflandırılması için bir kural oluşturmanız önemlidir. Posta Ayarlarına erişin ve Filtreler ve engellenen adresler sekmesini tıklayın.
Yeni filtre oluştur'a tıklayın. Göz önünde bulundurduğunuz parametreleri girmeniz gerekecektir. Örneğin, belirli bir gönderenden (veya birkaçından) gelen mesajlar, belirli konular, anahtar kelimeler ... Ardından Filtre oluştur'u seçin . Farklı seçenekler seçebilirsiniz. İşiniz bittiğinde mavi renkli Filtre oluştur düğmesini tıklayın.
Önizlemeyi etkinleştir
Önizleme işlevi, uzun süredir mevcut olan bir özelliktir, ancak gerçek şu ki, hala Gmail laboratuvarında bulunmaktadır. Size sunduğu şey, bir mesajı açmadan okuyabilme yeteneğidir . Bu şekilde, açmanız gereken yüzlerce ve yüzlerce mesajınız varsa, bu işlevsellik kendinizi daha iyi organize etmeniz için harika olacaktır.
Önizlemeyi etkinleştirmek için Ayarlar ve Labs sekmesine gidin Önizleme işlevini bulun ve Etkinleştir'i seçin. Bitirdiğinizde, değişikliklerinizi kaydetmeyi unutmayın.
Gereksiz dosyaları silin
Günde çok fazla e-posta alanlardan biriyseniz, gereksiz içeriği silmeye başlasanız iyi olur. Google'ın yalnızca 15 GB sunduğunu ve yakında bunları doldurabileceğinizi gözden kaçırmayın. Bu durumda çöpü boşaltmak en iyisidir. İstenmeyen e-postayı da boşaltabilirsiniz, çünkü büyük olasılıkla orada yüzlerce ileti birikecektir.
Ancak sizi endişelendiren daha ağır mesajlarsa, çubuk içinde "daha büyük" , ardından iki nokta üst üste ve aramak istediğiniz boyutu belirten bir arama yapmanızı öneririz . Örneğin, 50 megabayt "50 m" ye kadar olan mesajları belirtebilirsiniz. Bundan sonra yapmanız gereken tek şey ihtiyacınız olmayan mesajları silmektir.
Masaüstünüzde bildirimler alın
Genellikle bilgisayarınızda çalışıyorsanız ve Gmail tepsisine göz kulak olmak istemiyorsanız , masaüstü bildirimlerini etkinleştirmeniz gerekir. Bu sayede almış olduğunuz e-postaları anında görürsünüz ve önemli olduğunu düşünürseniz açabilirsiniz.
Bu seçeneği etkinleştirmek için Ayarlar bölümüne gidin ve Masaüstü Bildirimleri bölümüne gidin . Yeni e-posta bildirimlerini etkinleştir, Önemli e-posta bildirimlerini etkinleştir veya E-posta bildirimlerini devre dışı bırak'ı seçin. Değişiklikleri kaydedin.
Daha akıllı aramalar yapın
İhtiyaç duyduğunuz dosyaları hızlı bir şekilde bulmak, günden güne ilerlemek için çok önemlidir. E-postanızın sayfalarını yukarı ve aşağı kaydırarak zaman kaybedemezsiniz . Aramalarınızı daraltmak için farklı seçenekleriniz var:
- from: ve bir ad ve soyad (isterseniz), birinin size gönderdiği tüm mesajları bulmak için
- konu: belirli bir konuyu bulmak için
- has: ekli iletileri bulmak için ek. İsterseniz, birisinin eklerini bulmak için bu seçeneği from: ve kişinin adı ile birleştirebilirsiniz.
- - (bir kısa çizgi) , biriyle veya belirli bir konuda paylaştığınız belirli mesajları çıkarmak istiyorsanız, belirli terimleri hariç tutmak için
- VEYA: nasıl arama yapacağınızı bilmediğinizde, örneğin, şuradan: ana OR from: jesús
- "" (Tırnaklar): çok özel kelimeleri aramak istiyorsanız
- () (parantez) : iki ayrılmaz kavramı birleştirmek istiyorsanız
- in: ve bulmak istediğiniz klasörün adı
Bu ipuçları ile gelen kutunuzu oldukça iyi organize etmiş olacaksınız. Yani tek yapmanız gereken onları uygulamaya koymak ve nasıl çalıştıklarına alışmak. Bu ipuçlarını uygularsanız, Gmail gelen kutunuz mahalleniz için gıpta edilecek.